Informativa sulla privacy

La presente Informativa descrive le modalità con cui Roomexaia tratta i dati personali degli utenti e dei clienti che visitano il negozio online, effettuano un ordine, richiedono assistenza o utilizzano le funzionalità tecniche del sito. Il trattamento è organizzato secondo criteri di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione dei dati, esattezza, limitazione della conservazione e sicurezza.

1. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali raccolti nell’ambito della gestione del negozio è Roomexaia, che determina le finalità e i mezzi essenziali dei trattamenti connessi alla vendita online e ai rapporti con i clienti.

Contatti del titolare:

E-mail: customerhelp01@roomexaia.com
Telefono: +1 702 751 0286
Indirizzo: Casella postale 12892, Reno, Nevada 89510, Stati Uniti.

I fornitori che trattano dati personali per conto di Roomexaia operano, nei casi previsti, in qualità di responsabili del trattamento e sono tenuti a utilizzare i dati nei limiti delle istruzioni ricevute e delle attività loro affidate. Quando un soggetto terzo determina autonomamente finalità e modalità di un proprio trattamento, opera invece secondo la propria distinta responsabilità.

2. Dati trattati per ordini e adempimenti contrattuali

Quando viene effettuato un acquisto possono essere trattati dati quali nome e cognome, recapiti, indirizzo di fatturazione e consegna, informazioni relative all’ordine, prodotti acquistati, importi, stato della transazione, informazioni necessarie alla consegna e comunicazioni riguardanti l’ordine.

Tali dati sono trattati nella misura necessaria per concludere ed eseguire il contratto, gestire il pagamento, predisporre l’ordine, organizzare la consegna, amministrare eventuali resi o rimborsi e adempiere agli obblighi amministrativi, contabili e fiscali applicabili.

I dati dell’ordine sono conservati per il tempo necessario all’esecuzione del rapporto contrattuale e successivamente per il periodo richiesto dagli obblighi di conservazione contabile, fiscale e dalla gestione di eventuali contestazioni. La documentazione che deve essere mantenuta per finalità contabili viene conservata per 10 anni, salvo che una diversa durata sia necessaria in presenza di obblighi normativi o procedimenti pendenti.

Roomexaia raccoglie soltanto le informazioni ragionevolmente necessarie per tali finalità e non richiede categorie di dati non pertinenti all’acquisto di mobili.

3. Pagamenti

Le informazioni necessarie a elaborare un pagamento sono trasmesse ai servizi di pagamento disponibili durante il checkout. Roomexaia può ricevere informazioni relative alla conferma, all’esito, all’importo e all’identificazione della transazione necessarie per gestire l’ordine, il rimborso e la documentazione amministrativa.

I fornitori di pagamento trattano le informazioni di propria competenza secondo il ruolo assunto nel relativo servizio. Roomexaia non estende l’utilizzo dei dati di pagamento a finalità incompatibili con la gestione della transazione.

Le informazioni relative a ordini e pagamenti conservate da Roomexaia seguono i periodi applicabili alla documentazione contrattuale, amministrativa e contabile. I dati gestiti direttamente dal fornitore di pagamento sono soggetti ai relativi tempi di conservazione determinati da tale soggetto.

4. Consegna e logistica

Per consegnare mobili, divani, sedute, prodotti per la conservazione e mobili per la camera da letto possono essere comunicati ai vettori i dati strettamente necessari alla spedizione, quali nome del destinatario, indirizzo di consegna, recapito, riferimenti dell’ordine e informazioni operative necessarie per identificare il collo.

A seconda della spedizione, i vettori utilizzati possono comprendere USPS, DHL Express, UPS e FedEx.

Il fondamento del trattamento è l’esecuzione dell’ordine e delle attività necessarie alla consegna. Roomexaia non comunica ai vettori informazioni che non risultino necessarie alla gestione del trasporto. I dati conservati direttamente dai vettori seguono i periodi stabiliti da ciascun operatore in relazione ai propri obblighi e alle proprie responsabilità.

5. Assistenza clienti

Quando un cliente contatta Roomexaia vengono trattati i dati forniti nella richiesta, quali nome, indirizzo e-mail, numero d’ordine, contenuto della comunicazione e, quando pertinente, fotografie o documentazione relativa al prodotto, alla consegna, a un reso, a un rimborso o a un problema segnalato.

Il trattamento è necessario per rispondere alla richiesta, gestire il rapporto contrattuale oppure tutelare i legittimi interessi connessi alla corretta gestione delle comunicazioni, delle contestazioni e della sicurezza del servizio, purché tali interessi non prevalgano sui diritti dell’interessato.

Le comunicazioni vengono conservate per il periodo necessario alla gestione della richiesta e, quando collegate a un ordine, per il periodo richiesto dalla relativa documentazione contrattuale o dalla necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto.

6. Dati relativi alla navigazione

Durante l’accesso al negozio online possono essere trattate automaticamente informazioni tecniche quali indirizzo IP, tipo di dispositivo e browser, dati di sessione, identificatori tecnici, orario delle richieste, pagine interessate e informazioni necessarie al funzionamento e alla sicurezza della piattaforma.

Questi dati vengono utilizzati nella misura necessaria a rendere disponibili le funzioni del sito, mantenere la sessione, proteggere i sistemi, prevenire errori tecnici e verificare il corretto funzionamento del servizio.

I dati tecnici vengono conservati solo per il periodo necessario alla finalità per cui sono raccolti. Qualora singole informazioni siano necessarie per verificare anomalie, incidenti di sicurezza o contestazioni, possono essere mantenute per il tempo strettamente necessario alla relativa verifica.

7. Shopify

Il negozio è realizzato tramite Shopify. La piattaforma fornisce l’infrastruttura tecnica utilizzata per visualizzare il sito, gestire il checkout, gli ordini e altre funzionalità necessarie all’attività del negozio.

Nella misura in cui Shopify tratta dati personali per conto di Roomexaia nell’erogazione dei servizi della piattaforma, il trattamento avviene nell’ambito delle funzioni affidate al fornitore e delle relative istruzioni contrattuali. Determinati trattamenti effettuati autonomamente da Shopify restano invece soggetti alle responsabilità che competono alla piattaforma in base al ruolo concretamente assunto.

Roomexaia rimane responsabile della determinazione delle finalità dei trattamenti effettuati nell’ambito della propria attività di vendita e dell’utilizzo della piattaforma in modo coerente con gli obblighi applicabili.

8. Cookie e tecnologie analoghe

Il sito può utilizzare cookie e strumenti analoghi necessari al funzionamento tecnico del negozio, alla sicurezza, alla gestione della sessione, del carrello, del checkout e delle preferenze strettamente necessarie richieste dall’utente.

I cookie tecnici indispensabili possono essere utilizzati senza richiedere un consenso preventivo, poiché necessari per fornire il servizio richiesto. La loro durata è limitata alla sessione oppure al periodo tecnicamente necessario alla specifica funzione.

Eventuali cookie o strumenti di tracciamento non strettamente necessari vengono attivati soltanto quando ricorrono le condizioni richieste e, ove necessario, dopo una scelta positiva e informata dell’utente. La prosecuzione della navigazione, la semplice inattività o lo scorrimento della pagina non vengono considerati, da soli, manifestazione valida del consenso.

L’utente deve poter rifiutare i cookie non necessari e modificare successivamente la propria scelta. Il rifiuto dei cookie non indispensabili non impedisce l’utilizzo delle funzioni essenziali del negozio. I tempi di funzionamento dei singoli strumenti non necessari sono quelli indicati nell’interfaccia di gestione del consenso resa disponibile sul sito.

9. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere messi a disposizione esclusivamente nella misura necessaria alle rispettive funzioni a categorie di destinatari quali:

• Shopify, quale fornitore della piattaforma e dei relativi servizi tecnici;

• fornitori dei servizi di pagamento utilizzati per completare le transazioni;

• USPS, DHL Express, UPS o FedEx quando coinvolti nella consegna;

• fornitori tecnici indispensabili al funzionamento, alla sicurezza o alla manutenzione dei servizi utilizzati dal negozio;

• autorità pubbliche o altri soggetti quando la comunicazione sia richiesta da un obbligo applicabile o da una richiesta legalmente vincolante.

La comunicazione a un destinatario non comporta l’autorizzazione a utilizzare i dati per finalità estranee all’attività che giustifica la trasmissione.

10. Trasferimenti internazionali

Poiché Roomexaia utilizza fornitori e infrastrutture che possono operare in più Paesi, alcuni dati personali possono essere trattati anche al di fuori dello Spazio economico europeo.

Quando un trasferimento internazionale richiede specifiche garanzie, esso deve essere effettuato sulla base di un meccanismo riconosciuto per la protezione dei dati, quale una decisione di adeguatezza applicabile, clausole contrattuali appropriate o altro strumento consentito, accompagnato, quando necessario, da misure supplementari proporzionate ai rischi del trattamento.

La localizzazione tecnica dei dati può inoltre variare in funzione dell’infrastruttura utilizzata da Shopify e dai suoi fornitori. Roomexaia considera tali trasferimenti nell’ambito della scelta e dell’utilizzo dei servizi necessari alla gestione del negozio.

11. Sicurezza dei dati

Roomexaia applica misure tecniche e organizzative proporzionate alla natura dei dati trattati e ai rischi ragionevolmente prevedibili, allo scopo di ridurre il rischio di perdita, distruzione, modifica, divulgazione o accesso non autorizzato.

Le misure vengono definite tenendo conto della riservatezza, dell’integrità e della disponibilità delle informazioni, della protezione degli accessi e della necessità di limitare il trattamento alle persone e ai fornitori che ne abbiano effettiva necessità.

Nessun sistema informatico può essere considerato immune da ogni rischio; pertanto le misure di sicurezza sono valutate in rapporto alle caratteristiche del trattamento e all’evoluzione dei rischi tecnici.

12. Violazioni dei dati personali

Qualora si verifichi una violazione dei dati personali, Roomexaia valuta senza ingiustificato ritardo la natura dell’incidente, i dati coinvolti, le possibili conseguenze e il livello di rischio per le persone interessate.

Quando la violazione può comportare un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, viene effettuata la notifica all’autorità di controllo competente, ove possibile, entro 72 ore dal momento in cui il titolare ne viene a conoscenza.

Se il rischio risulta elevato, gli interessati vengono informati senza ingiustificato ritardo nei casi in cui tale comunicazione sia richiesta. I responsabili del trattamento che rilevano una violazione relativa ai dati trattati per conto di Roomexaia sono tenuti a informare tempestivamente il titolare affinché possano essere svolte le valutazioni necessarie.

13. Diritti dell’interessato

Nei limiti e alle condizioni applicabili, l’interessato può chiedere:

• conferma dell’esistenza di un trattamento e accesso ai propri dati;

• rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti;

• cancellazione dei dati quando ne ricorrono i presupposti;

• limitazione del trattamento;

• portabilità dei dati quando il trattamento è effettuato con mezzi automatizzati e ricorrono le relative condizioni;

• opposizione ai trattamenti fondati su interessi legittimi, tenendo conto delle circostanze previste per tale diritto;

• revoca del consenso per i trattamenti che dipendono dal consenso, senza pregiudicare la liceità delle operazioni svolte prima della revoca;

• informazioni sui destinatari e, quando pertinente, sulle garanzie applicabili ai trasferimenti internazionali;

• presentazione di un reclamo all’autorità competente per la protezione dei dati personali.

L’esercizio di un diritto non comporta automaticamente la cancellazione di informazioni che Roomexaia sia tenuta a conservare per obblighi legali o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto.

14. Modalità e tempi per le richieste

Le richieste relative ai dati personali possono essere inviate a customerhelp01@roomexaia.com.

Prima di dare seguito a una richiesta, Roomexaia può chiedere le informazioni strettamente necessarie per verificare l’identità del richiedente quando sussistano ragionevoli dubbi sull’identità della persona che esercita il diritto.

La richiesta viene gestita senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro 1 mese dal ricevimento. Quando la complessità o il numero delle richieste lo renda necessario, tale termine può essere prorogato fino a ulteriori 2 mesi; in questo caso l’interessato viene informato della proroga e dei relativi motivi entro il primo mese.

Se una richiesta non può essere accolta, vengono comunicate le ragioni della decisione e le possibilità di tutela disponibili.

15. Criteri di conservazione e minimizzazione

Roomexaia non conserva i dati personali per un periodo superiore a quello necessario alle finalità per cui sono stati raccolti, salvo che la conservazione ulteriore sia richiesta da obblighi applicabili o risulti necessaria per gestire una controversia o tutelare un diritto.

In particolare:

• i dati relativi agli ordini vengono conservati per la gestione del contratto e, per la documentazione contabile soggetta a conservazione, fino a 10 anni;

• i dati relativi alla consegna vengono utilizzati per il tempo necessario all’esecuzione e alla verifica della spedizione, fermo restando quanto debba essere conservato insieme alla documentazione dell’ordine;

• le richieste di assistenza vengono conservate per il periodo necessario alla loro gestione e, quando collegate a un ordine o a una contestazione, per il periodo necessario alla relativa documentazione;

• i dati tecnici di navigazione vengono mantenuti per il periodo strettamente necessario al funzionamento, alla sicurezza o all’accertamento di anomalie;

• i cookie tecnici durano per la sessione o per il periodo strettamente necessario alla relativa funzione, mentre la durata degli strumenti non necessari è indicata nell’interfaccia attraverso la quale l’utente esprime o modifica le proprie scelte.

Alla scadenza del periodo pertinente, i dati vengono cancellati o resi non più riconducibili all’interessato, salvo che sussista un motivo legittimo per conservarli ulteriormente.

16. Contatti

Per domande riguardanti il trattamento dei dati personali o per esercitare i propri diritti è possibile contattare Roomexaia ai seguenti recapiti:

E-mail: customerhelp01@roomexaia.com
Telefono: +1 702 751 0286
Indirizzo: Casella postale 12892, Reno, Nevada 89510, Stati Uniti.

Orario del servizio clienti: dal lunedì al venerdì, dalle 9:30 alle 17:30. Il servizio clienti è chiuso il sabato, la domenica e nei giorni festivi italiani.